Revolution inom produktutveckling tack vare Västeråsinstitut

15 October, 2014 - 14:18

Hur kan jag effektivisera mitt produktutvecklingsprojekt genom ett Lean-tänk? Hur vet jag om det är effektivt – och vad ska jag göra om det inte är det? Det här är nyckelfrågor för svensk industri som fram till nu har saknat svar. Nu har forskningsinstitutet SICS Swedish ICT i Västerås tagit fram en lösning.

Alla företag och organisationer arbetar med att förbättra och effektivisera sin verksamhet, vissa mer framgångsrikt än andra. Varför, och hur gör de? Projektstyrningen, exempelvis vid produktutveckling, representerar en utmaning eftersom metoder för att mäta effektivitet saknas. Det är här som institutets nya metodik kommer in. Idén bakom metodiken är att använda framgångsfaktorer för effektiv produktframtagning som indikatorer. På sikt ska du både kunna ”ta tempen” på produktframtagningsprojekt och möjliggöra proaktivt arbete med förebyggande åtgärder tack vare ett instrument som kommer till nytta försvensk varuproducerande industri. Stefan Cedergren vid SICS Swedish ICT i Västerås AB är projektledare bakom satsningen.

”Användarvänligheten är helt avgörande varför
vi lägger stor vikt vid användargränssnittet,
både vad gäller inmatning och visualisering”

– Många saknar en kontinuerlig styrning i projekt eftersom de helt enkelt inte vet vad de ska mäta, förklarar Stefan. Framgången blir därför beroende på projektledaren och andra strukturer, varför resultaten i vad som till synes är snarlika projekt kan skilja sig åt enormt. För styrning av och arbetet i projekt är mätningen fundamental, vilket
även gäller i de flesta andra sammanhang. Vi har alla hört uttryck som ”vi är vad vi mäter”, ”det vi inte kan mäta kan vi inte styra”, ”det som mäts det görs” … Det finns många anledningar till att mäta – för att lära, för belöning, för styrning, för uppföljning – samtidigt som olika motiv och anledningar också påverkar vad som ska mätas.

Fel frågor och lång tid
Traditionellt fokuserar mätning på resultat, inte på vad som möjliggör resultatet. Kostnad och tid, det vill säga resursåtgång, eller andra väl avgränsade mätområden har varit självklara val. Inom mjukvaruutveckling
har antalet skrivna rader kod kunna mätas i brist på annat, eller ”avbockning” efter standardlistor och kodgranskning, allt med tanke på ett slutresultat. Inom produktutveckling är det svårt att avgöra vad som
ska mätas; med traditionellt tänkande har det dessutom krävts mätningar över lång tid på grund av långsammare cykler.
– Inom produktutveckling är det just mätningen som är akilleshälen, säger Stefan. Det finns ett utbrett missnöje över hur mätningarna idag sker, vilket både våra egna studier och utländska referenser lyfter fram, samtidigt som det inte har funnits några alternativ.

Det är naturligtvis viktigt för beställare och eventuella finansiärer med hårda fakta som ur en effekt-/resultatsynvinkel är lättmätta. Men beskriver de hur arbetet fram till ”resultatet” avlöpt – eller avlöper? Är projektet Lean? I deras egna studier kring framgångsfaktorer bad de respondenterna bedöma vilka faktorer som var viktigast samt hur dessa mättes. Det framgick med all tydlighet att det som ansågs viktigast inte var vad som mättes. Projekten hade ofta mål och ramar att hålla sig inom samt mätetal för externa intressenter – men ingenting som visade att de var på rätt
väg eller hur projekten fortlöpte.

– Den som frågar en projektgrupp om vad som är viktigt för framgången får oftast fram helt andra faktorer, säger Stefan. Här är det frågeställningar kring ledningsstöd, målbild, teamsammansättning och motivation som nämns som viktigast, inte det som de traditionella mätetalen visar upp.

Snabb inmatning och direkt feedback
Grundtanken bakom metodiken är enkelhet, det vill säga att det varken får vara för krångligt eller tidskrävande. Metodiken är mer ett verktyg med målet att kunna genomföra – och identifiera – framgångsrika projekt, en form av Lean Performance. För att kunna åstadkomma detta måste istället viktiga framgångsfaktorer mätas inom exempelvis arbetsmiljö, arbetssätt, målstyrning, leveransförmåga med mer.

Metodiken och dess funktion bygger på veckovis datainsamling som tar mindre än en minut att genomföra och ger direkt feedback om hur arbetet löper samt förslag till möjliga förbättringar. I och med att fokus ligger på framgångsfaktorer ger det projektdeltagarna förutsättningar att arbeta mer proaktivt; det baseras mindre på vad som hänt och mer på hur arbetet framåt kan bli mer framgångsrikt. Datainsamlingen är anonym på individnivå men tydliggörs på gruppnivå, där det unika är just den direkta feedbacken.

– Användarvänligheten är helt avgörande varför vi lägger stor vikt vid användargränssnittet, både vad gäller inmatning och visualisering, säger Stefan. Det är ett verksamhetsstöd, inte ett forskningsverktyg.

En stor fördel vid utvecklingen har varit att ABB Robotics deltagit i en pilotstudie för att testa verktyget i skarpa utvecklingsprojekt. Genom att ABB Robotics ställt upp för test och utvärdering har värdet kunnat demonstreras, vilket varit viktigt för såväl spridning som vidareutveckling. Kärnan är datainsamling, dataanalys och ständiga förbättringar. Systemet kan användas inom en mängd olika verksamheter med relativt små anpassningar till respektive organisation. I stort gäller det ”bara” att byta ut frågorna till respektive kontext, vilket gör metodiken extremt kraftfullt. Pilotprojekt har genomförts också på Ericsson förutom ABB, projekt som entydigt visar att det fungerar i praktiken.

Positiv ”loop” av ständiga förbättringar
Grundmetodiken omfattar tre steg. Första steget är att samla in data för att följa händelseförloppet över tid, vilket ger möjlighet till dataanalys kring vad och varför saker sker på ett bättre/sämre sätt. Systemet identifierar förbättringsområden och avvikelser samt bygger en förståelse för de viktigaste framgångsfaktorerna (något som kan skilja sig mellan olika företag/projekt; kvalitet, time-to-market, kostnad – alla har sin egen ideala uppsättning framgångsfaktorer). Därifrån går det till direkta förbättringar där värde skapas genom att utkristallisera målen, förtydliga vad som är otydligt och ge underlag för att arbeta med förbättringar. I ett tredje steg ger de genomförda förbättringarna en direkt feedback i nästa veckas enkät, vilket ger en positiv ”loop” av ständiga förbättringar.

– Det är till nytta för individen, för gruppen, för projektledaren och för hela FoU-projektet eller den organisationsform det nu rör sig om, säger Stefan. Systemet levererar olika nytta på olika nivåer men med samma metodik som grund. Data kan ”skäras” på både projektnivå eller per linjefunktion, med samma underlag.

– Vi har idag flera intressenter som vill använda konceptet i olika organisationer, vilket känns
väldigt lovande, avslutar Stefan Cedergren. Samtidigt välkomnar ytterligare aktörer inom andra verksamhetsområden att kontakta oss för att testa och dra nytta av den innovativa metodiken. 

Klicka här för en utskriftsvänlig pdf.